Инструкция для администраторов
ИНСТРУКЦИЯ: I.Прием новых учеников.
Алгоритм такой:
Менеджер по работе с новыми клиентами записывает нового ученика на пробное занятие в расписание на определенное время к конкретному преподавателю, указывая код, имя, класс ученика. Остальные же сведения он помещает во вкладке "Новые ученики." При этом он шлёт сообщение в группу в ватсап.
Администратор тут же, не позже чем через 10 минут:
1.Создает группу в ватсапе, в которую включает ученика, себя, второго администратора, Оксану, Дмитрия в двух лицах.
2.Представляется в этой группе, пишет, что он Администратор Школы учёных, напоминает о времени записи на пробный урок и высылает ссылку на зум.
3.О каждом шаге в работе с новым учеником делает пометку во вкладке "Новые ученики".
4. Накануне дня пробного занятия и в день занятия за два-три часа перед пробным уроком, а также непосредственно перед его началом высылает в ватсап сообщение с напоминанием, а в день урока - приглашение на пробный урок.
5.В случае опоздания ученика сразу же после сообщения от учителя связывается с учеником сперва по ватсап, а если реакции родителей не последует - по телефону. И выясняет, в чем причина. Если необходимо - записывает на новое пробное занятие.
6.После пробного урока собирает с преподавателей отчёты. Оценивает их качество. И либо сразу отсылает родителям ученика, либо сперва отправляет на правку Дмитрию.
7.Если родители отвечают на отчёт - общается с ними, подводя разговор к записи на постоянные занятия.
8.Если на следующий после отправки отчёта день родители ученика не выходят на связь - на второй день связывается с ними и старается убедить их записать ребенка на постоянные занятия.
9.Когда родители определяются - вносит ученика в расписание, копирует сведения о нем с листа "Новые ученики" в таблицу "Учёт уроков", сообщает педагогу о записи нового ученика и убеждается, что тот получил сообщение.
Записывать ученика на урок можно лишь в тот временной промежуток, который преподаватель указал как рабочий. Причем окончание урока не должно выходить за его пределы. Запись в другое время возможна лишь при предварительном согласовании с педагогом. Который имеет право отказаться проводить занятие в неурочное время.
При записи на урок администратор учитывает, что по умолчанию все дети по 4 класс включительно занимаются 30 минут. И их урок надо вписать лишь в одной ячейке расписания. Пятиклассники же и более старшие ребята занимаются час. Их надо вписать в 2 следующие друг за другом ячейки расписания.
По умолчанию перерыв после 30 минутных уроков составляет 5 минут, часовых - 10.
II.Работа с постоянными учениками.
1.За несколько часов перед уроком и непосредственно перед ним отсылает приглашение ученику через Ватсап.
2.При опоздании ученика сразу же после получения сообщения от учителя связывается с учеником - сперва по ватсапу, а если реакции не последует - по телефону. Выясняет причину опоздания. При необходимости - переносит урок на другой день или другое время. (если это возможно). Желательно к тому же педагогу. Если такой возможности нет - по согласованию с родителями можно записать к другому учителю.
3. Учитывает в таблице текущих учеников все пожелания родителей. И в соответствующий момент напоминает о них педагогу. При необходимости - указания о них можно оставить в комментариях в расписании.
4.Если ученик получает домашние задания - напоминает о них учителю, собирает их и переправляет ученику.
5. Если учителю надо передать ученику информацию или материалы - сразу же после получения сообщения от учителя пересылает их ученику.
6.Если преподаватель по просьбе родителей должен что-то сделать - администратор контролирует учителя и при необходимости напоминает о необходимости выполнить просьбу.
7.Если преподаватель по какой-то причине не может провести урок, администратор старается перенести его на другое время. В приоритете - к тому же преподавателю. Если не получается - к другому. И лишь в крайнем случае - отменяет занятие. При этом любые измения расписания, а также - преподавателя, в обязательном порядке согласуются с родителями ученика.
8. По просьбе учителя администратор старается перенести уроки на удобное педагогу время.
Важный момент: задача администратора - сделать работу педагогов легче и комфортнее. Выполнение их просьб входит в прямую обязанность администратора. И администратор но может высказывать учителям претензии за такие просьбы.
III. Контроль посещаемости и оплаты
1. Администратор по сообщениям учителей, которые должны извещать его о пропусках, отслеживает посещаемость. Делая отметки в таблице Учёт уроков сразу же, как только поступает об этом информация.
11. Часть учеников (с кодами от 280-ых) оплачивают занятия предоплатой за месяц. За 2 дня до наступления расчетного дня (у каждого ученика он индивидуальный) отсылает ему напоминание о необходимости оплатить занятие. В напоминании указываются сумма и способы оплаты. Перед отправкой администратор должен убедиться в корректности суммы. И если есть сомнения (напоимер, если у ученика были пропуски) уточняет информацию у руководителя.
12. Ученики с номерами до 280-ых могут оплачивать занятия поурочно. В этом случае администратор следит за тем, что не возникало задержек платежей более чем на 3 недели. Если такое случится - сообщает Дмитрию или Оксане. И дальше по их просьбе и только после нее высылает напоминание с просьбой оплатить долг.
Работа с возражениями.
1.При общении с родителями неопределившихся учеников желательно избегать ситуации, когда перезвонить обещает ученик. В этих случаях лучше под благовидным предлогом - (например - к нам бывает сложно дозвониться; сообщений много и как бы не пропустить Ваше и пр.) попросить разрешения перезвонить самому.
2. Не понравился уровень задач. В этом случае администратор говорит, что на пробном занятии педагог как раз и определяет уровень ребенка. И дальше будет предлагать те задачи, которые подойдут именно этому конкретному ребенку.
3.Не понравился учитель - предложить пройти пробный у второго учителя
4. Дорого. Предложить заниматься в группе.
IV.Самостоятельный курс